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化妆品研发实验室现场精益化管理浅析

化妆品研发实验室现场精益化管理浅析 

邓伟健,苏晋峰,黄旭敏 

(优颜皮肤科学研究(广州)有限公司,广东,广州,510860

美妆技术科普颜究院,潘广乐

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摘要:精益化管理,起源于精益生产(Lean Production),最初是由美国麻省理工学院教授詹姆斯·P·沃麦克等专家通过“国际汽车计划(IMVP)”对全世界17个国家90 多个汽车制造厂的调查和对比分析,总结出的一种以日本丰田生产方式为原型的现代制造企业组织管理方式。随着对工作效率和质量要求的不断提高,精益化管理已开始逐渐应用到各个行业的不同领域中。因此,本文旨在分析阐述如何通过以精益化为核心,运用“5M1E”分析法,将“7S”现场管理落实到化妆品研发实验室中,最后借助"PDCA"循环模型完成效果的检验和方法的优化,达到持续不断地提高工作效率和实验室整体美观度的目的。 

  

关键词:精益化管理;“5M1E”分析法;“SMART”原则;“7S”现场管理;“ PDCA”循环


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1. 实验室现场管理存在的问题及理解误区

“5M1E”,其实是对全面质量管理理论中六个影响产品质量的主要因素的简称,是指 6 种分析维度与方法,其中五项的英文是以“M”开头,一项是 “E”开头的,分别为 Man(人)、Machine(机)、Material(料)、Method(法)、Measure(测)、Environment(环)[1]。

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1.1

1.1 (Man) 

  人员是实验室管理中最活跃、同时也是最为核心的因素,对实验室的全部活动起着主导和支配作用,是决定实验室检测质量的根本因素。而研发实验室管理中人员因素存在的问题主要有以下几点:

①分工不当,职责紊乱。

②研发团队年龄结构不合理。

③研发人员缺乏发现问题的能力。

1.2

1.2 (Machine) 

主要指研发中所使用的设备、工具等辅助用具。正所谓工欲善其事,必先利其器,研发工作中,设备是否正常运作,选型是否正确等都是影响研发进度和产品质量的一大要素。但在研发实验室的实际管理中关于设备因素往往存在各种问题:

①设备选型不当。

②未定期进行校准和维护。

③设备未明确相关责任人。

④仪器未划定区域进行摆放。

⑤仪器摆放位置不合理。

⑥设备缺乏标识卡及管理台账。

1.3

1.3 (Material) 

主要包括实验室中存放的各种原料及实验耗材、工具等物料。一般来说,平均每个化妆品配方使用的原料超过十种,多的甚至有数十种,用到的实验工具也不少。因此,如何通过正确的物料管理,快速找到所需的物料,对于提升实验效率尤为关键。研发实验室中常见的问题有:

①原料及实验用品摆放混乱。

②原料标签信息不完整。

③原料保存条件不当。

1.4

1.4 (Method) 

主要指研发过程中针对工作流程、操作方法、注意事项等内容形成的规定性或指引性标准(如操作规程、实验室管理规范等)。可用于提升研发工作的规范性和结果再现性,并对提升工作效率起着重要作用。但由于每个管理人员对于研发工作的要求和理解程度不同,常常导致出现以下的各种问题:

①未制定规范的标准文件。 

②制定的标准内容繁杂。 

③制定的标准信息不完整。 

④制定的内容脱离实际情况。 

1.5

1.5 (Environment) 

是指研发或检测实验室的硬件环境,包括现场的温度、湿度、噪音干扰、振动、照明、室内净化和现场污染程度等因素。这些因素能直接或间接地对研发效率和检测结果等方面造成影响。因此,应尽量避免出现以下问题:

①实验室环境因素(温度、湿度等)不稳定。

②实验室台面水平度不够。

③实验室现场洁净程度低。

1.6

1.6 (Measure) 

是指为了提高检测结果准确性和可靠性所采取的有关措施和活动,主要包括测量工具、测量方法、测试记录以及经过培训和授权的测量人等。容易出现的问题有:

①检测设备选型不当。

②缺乏相应的标准操作规程。

③仪器使用前未进行校准。

④测试记录填写及保管不规范。



2. 精益化管理的要求

2.1

2.1 “SMART”原则 

①具体的(Specific):制定的执行标准要切合相应的工作目标,不能写得过于笼统。要用具体的语言表达要执行的行为标准。

 

②可衡量的(Measurable):工作目标必须是能够量化的,如果制定的目标没有办法进行 衡量,也没法判断这个目标是否已经完成。 


③可实现的(Attainable):目标是可以让执行者在付出努力的前提下可以实现的,避免设立过高或过低的目标。如果管理者不权衡现有的资源和人员能力水平,把自己所制定的目标强行要求下属执行,这样可能导致最后目标没法完成的同时,还会造成下属心理和行为上的抗拒。


④相关性(Relevant):目标与目标之间的关联情况。如果实现了制定的目标与主体上的其 他目标相关度很低,那么该目标即使达成,对于整体的大方向而言,实际意义也不是很大,可以考虑进行修改或删减。


⑤时限性(Time-bound):目标需要设置时间限制的。如果没有明确的时间限制,下属难以判断目标的轻重缓急,而管理者对于目标完成情况的考核也就无从下手。

2.2

2.2 “7S”现场管理 

①整理(Seiri):将必需和非必需的物品进行分类,及时处理无用的东西。摒弃以后还有 机会用到这种传统观念。判断一件物品是否仍有用,应该衡量其使用价值,而不是其原购买价值。


②整顿(Seiton):将整理好的必需品进行定名、定量、定位。整顿的关键是要制定明确的 标准(比如任意实验室人员必须在 秒之内找到任意所需的物品),做到不浪费时间找东西,实现物品放置的标准化。 


③清扫(Seiso):消除实验室内的脏污、垃圾、杂物、并防止污染的发生。虽然经整理和整顿后的东西可以迅速取得,但同时也需要确保被取出的东西处于能被正常使用的状态,而这就需要通过清扫来完成。


④清洁(Seiketsu):将前3S(整理、整顿、清扫)的工作成果通过制度化、规范化加以巩固和维持。对于清洁的要求是:坚持三避免原则,即尽量避免弄乱,避免弄脏以及避免放置不用的东西。 


⑤素养(Shitsuke)是实验室管理的核心,无法提高人员的素养,其他各项管理也就不能顺利开展,即使开展了也无法维持下来。因此,只有提高实验室人员的工作素养和团队意识,使人员严格遵守规章制度,养成良好工作习惯和作风,才能继续推动其余的6S 达到习惯化


⑥安全(Safety):通过建立完善的安全管理制度、加强员工的安全教育培训、定期进行现场排查等方式,消除一切安全隐患,保证实验室人员的人身安全和产品质量稳定,避免意外事故的发生。 


⑦节约(Saving):培养员工的成本意识,引导他们通过对时间、空间和资源的合理利用,建 立一个物尽其用、且高效的实验室工作环境。

2.3

2.3 “PDCA”循环 

  “PDCA”循环是由现代质量管理的奠基者沃特·阿曼德·休(WalterA·Shewhart)首先提出的,由爱德华兹·戴(W·Edwards·Deming)采纳、宣传后获得普及,所以又被称 为戴明环。它将质量管理分为四个阶段,即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理(Act)。   

  “PDCA’循环不是在同一水平上循环,而是每循环一次,就解决一部分问题,使工作更进一步。因此,每通过一次循环,都要进行总结,提出新目标,再进行第二次循环,使每循环一次,管理水平能更进一步(如图 所示)。




3. 精益化管理的意义及影响

3.1

精益化管理是一种方法论, 也是一种工具, 目的是用越来越少的人力、设备、时间和空间去满足客户的需求。通过易于检查和发现问题、纠正并且减少犯错机会的特点来提升工作效率。而实现精益化管理的核心在于消除浪费。通过实现精益化管理,对于实验室以及公司 整体都能产生许多积极的效果,其影响可归纳为以下几点:

①为员工提供一个安全、舒适的工作环境。

②提高员工的工作效率,缩短作业周期,确保交货期。

③降低员工的犯错率,使工作保质保量、有条不絮地进行。 

④提升员工的工作热情和归属感,改善员工的精神面貌,使团队更具活力。

⑤延长设备的使用寿命。

⑥降低生产成本,提升企业利润率。

⑦提高打版的准确率,保障产品的质量。 

⑧增加洁净度和美观度,创建一个可供客户参观的实验室,提高企业形象和行业竞争力。 

⑨提升员工的精益化管理水平,减轻企业管理者对于实验室现场的现场管理负担。



4. 实验室精益化管理的措施及方法

4.1

4.1 实验室精益化管理的措施 

①制定“7S”现场管理制度并形成相关文件,规定每个人的工作职责和范围,明确分工,每个成员都需要按照制度严格执行,各司其职。


②定期进行精益化管理的培训和讲解,提升员工的精益化管理水平,以适应精益管理下的岗位要求;另一方面,将精益化管理和整体效益理念反复宣导给每位实验室人员,使其在工作过程中能感受到其带来的好处与便利,才能促使他们养成良好的研发习惯,将精益化落到实处。


③管理者需定期对实验室的执行情况进行监督和检查,并在分析和归纳后,对成功的经验予以肯定,形成相应的制度标准;对于存在的问题做好总结,找出解决办法并改善优化。

4.2

4.2 实验室精益化管理的方法 


4.2.1 人员管理 

实验室人员根据形成的制度文件,按照规定的工作职责和范围完成安排好的工作。避免 出现责任不明确的情况。


①管理者:制定管理制度、定期组织员工进行精益化管理培训和考核、监督并检查执行情况。进行人员招聘时需严格把关,尽量挑选细心、责任心强、理念一致的人员。这样更有利于管理制度的落地,在实验室人员之间发挥“传帮带”作用,最终形成良好的团队氛围。


②工程师:每位工程师划分独立的工作区域和物品柜,工作区域用于日常打板实验,物品柜用于保管自己的实验配方和实验工具。实验后的烧杯需要放置于待清洗区域。


③助理工程师/技术员:协助工程师打板、录入原料数据和完成实验室日常事务,按照“7S”现场管理的要求进行实施。


4.2.2 设备管理 

①建立设备台账,实验室每台设备必须粘贴《设备标识卡》,并注明设备名称、设备编号、使用地点、校准时间、负责人等信息,负责人需要定期对设备进行维护,并妥善保管相关资料。


②设备投入使用前应进行校准或设备验证确认,在使用阶段需定期校准和维护保养,确保设备及其软件达到所需的准确度和检测要求。


③较大型的实验设备按照实验的常用工艺顺序进行合理地摆放,并用黄色胶带划分区域,进行位置固定,这样可以减少走动距离,提升实验效率;而小型的工具等辅助用具则可以用抽 屉、柜子或收纳盒等进行合理分类摆放。


4.2.3 物料管理

①将常用的原料进行编码和信息标注(商品名、INCI名、生产商、供应商等),按照原料的类型及作用,将原料分类摆放在原料架上,并贴上对应的原料标签。 


②申购的市售样品,贴上样品信息,整齐摆放在市售样品柜,并登记在市售样品台账中;实验打版的留样,粘贴留样标签(产品名称、配方号、留样时间等),按产品类型放入留样柜中。


③对实验工具和耗材按照使用频率分类摆放,收纳盒分装使用频率较高的实验工具,并固定摆放在相应的实验台区域,保证在实验过程中触手可及。使用频率较低的,可以摆放于抽屉或柜子里,并贴好指示标签。


4.2.4 研发文件管理 

①制定合理的工作流程指引、标准操作规程、实验室管理规范等标准文件,要求实验室人员必须熟悉和理解文件内容及要求,严格按照文件的要求进行操作。 


②制定合理的实验配方表模板,通过办公软件中自带的公式和链接匹配功能,关联常用的原 料目录,快速形成信息完整的配方表(包含商品名,INCI名,价格,成本等重要信息),保证配方的准确性和真实性。配方表在研发过程中的使用频率高,通过这种方式,能显著提 高工作效率,并减少打版过程中的操作失误。 


4.2.5 实验室环境管理 

①指定人员对实验仪器设备定期进行清洁,每次使用结束后及时清理仪器上的污渍,并关闭电源。 


②按照制度中规定的工作职责,每天下班前将实验原料及工具放回指定区域,清洁实验室台面及地面卫生,完成实验用具的清洗。


4.2.6 检测管理 

①根据待测样品的实际情况,选用大小、量程和精密度匹配的仪器和配件进行测量,减小实验误差。


②检测过程需按照标准操作规程严格执行,避免因人为操作的差异影响测量的准确性。


③仪器使用前需经过校准,以保证测量结果数据的可靠性。


④测试过程中,测试记录必须做到及时、准确和真实。记录本需要妥善保管,以便于日后对数据进行查找和追溯。



5. 结语

5.1

  综上所述,通过对研发实验室实施精益化管理,有利于资源的节约,同时也能大大提升工作效率和实验室美观度。运用“5M1E”分析法,按照“SMART”原则制定合理的目标和完善的管理制度,提升管理人员的职业素养以及实验室管理水平。无可避免地,在此过程中会遇到各种困难与阻力。这时我们需要借助"PDCA"循环模型进行结果的检验和方法的优化,在此基础上不断的发现问题并予以改进,及时解决精益化进程中出现的矛盾点,这样才能更好的开展管理工作,打造出一个安全、整洁、美观和高效的研发实验室工作环境。

参考文献:[1] 潘石玄伟.浅谈“5M1E”分析法在 NGS 实验室管理中的应用[J].浙江化工,2018,49(11):27-30.


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作者:潘先森 分类:管理类 浏览:315 评论:0
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